SPAM

Que compte faire IBM contre la prolifération des SPAM que l’on reçoit sous Notes…

Réponse : La Direction a pris note de cette réclamation.

Nous rappelons cependant que les collaborateurs peuvent prendre un certain nombre de mesures à leur niveau afin de limiter les spams.

A cet effet, ci-joint le lien vers un site en français qui donne des instructions pour renforcer le filtrage des courriers indésirables sur Lotus Notes 6 (applicable sur Lotus Notes 7): http://d02ntcl02.ibm.com/solutionlib.asp?sid=6&pid=7000&dexid=4293&lid=3&swid=13083&ref=w3

Filtrer les messages dont la ligne Subject contient la chaîne Probable Spam

Pour filtrer les messages dont la ligne "Subject" contient "Probable Spam".

IBM a déployé une technique de détection plus aggressive qui attrapera certains courriers indésirables atteignant les utilisateurs. Puisque cette technique impose un risque d'identifier un courrier légitime comme courrier indésirable, ce sous-ensemble de courrier ne sera pas supprimé, mais sera marqué comme "Probable Spam" dans la zone "Subject" et sera fourni au destinataire.

Pour filtrer les messages dont la ligne "Subject" contient la chaîne "Probable Spam'', vous devez créer une règle. Dans le volet "Mail", développez "Tools", sélectionnez "Rules" et cliquez sur le bouton "New Rules".

Dans la boîte de dialogue "New Rule", puis dans la zone ''Specify Conditions'', specifiez la condition en entrant les critères appropriés.

Cliquez sur le bouton ''Add''.

Dans la zone ''Specify Actions'', spécifiez les mesures à prendre une fois les messages dont la ligne "Subject" contient la chaîne "Probable Spam" ont été identifiés.

Dans le menu déroulant "Specify Actions", sélectionnez ''Move To Folder'' ou ''Copy To Folder'' et cliquez sur le bouton ''Select''.

Dans la boîte de dialogue "Folders", si un dossier a été créé pour garder les courriers indésirables, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton "OK". Sinon, cliquez sur le bouton "Create New Folder"

Dans la boîte de dialogue "Create Folder", entrez le nom du dossier dans le champ "Folder Name", sélectionnez un emplacement pour le dossier et cliquez sur le bouton "OK".

Cliquez sur le bouton ''Add Action''.

Cliquez sur le bouton "OK".

Cliquez sur le bouton ''OK''.

Cette règle est activée par défaut mais peut aussi être désactivée.

Déplacements professionnels

En juillet, une équipe de salariés du C.S.C. a effectué un déplacement professionnel de plus de 800 km à 5 dans une voiture.

Les élus réclament qu’IBM face appliquer ses propres règles concernant les déplacements professionnels et favorise l'utilisation des transports en commun.

Réponse : Il n’existe aucune règle interne IBM limitant les déplacements professionnels possibles en voiture de location, en terme de kilométrage par exemple (contrairement à l’utilisation d’une voiture personnelle pour laquelle un maximum de 200 Kms est recommandé).

CLAIM

CLAIM étant basé sur 40 unités de travail par semaine et la durée légale du travail en France étant de 35 heures par semaine, les élus réclament que l'unité de pointage soit ramenée en heure.

Réponse : CLAIM est un outil de gestion de contrat international, pour lequel il n'y a pas d'harmonisation entre les législations des différents pays en terme de durée du travail. Cet outil se différencie donc clairement de GTT qui est notre outil interne de gestion et de déclaration du temps de travail.

Dans CLAIM, l’unité commune retenue est l’unité d'œuvre avec une valeur égale à 40 UO par semaine pour tous les pays (et non pas l'heure de travail). En conséquence, pour la France 40 unités d'oeuvre correspondent effectivement à 35 heures de travail alors qu'en Angleterre ou en Allemagne ces mêmes 40 unités d'oeuvre correspondent à la durée légale anglaise ou allemande etc....

A partir de CLAIM les calculs suivants sont réalisés :

- les coûts sur les contrats (commerciaux, de proposition ou internes) ;

- le taux d'utilisation des ressources ;

- la facturation des projets régie au client.

Cet outil n'étant pas un outil de gestion de personnel mais un outil de gestion de contrat et de taux d'utilisation de ressources, il n'y a donc pas de raison de modifier CLAIM.

Sanitaires

Les sanitaires femmes du B1 se trouvent depuis peu entartrés (cuvettes toilettes)

Le personnel de la Société de nettoyage ayant été questionné, la réponse a été faite qu'ils n'avaient plus le droit d'employer des produits détergents : interdits par le service environnement d’IBM Montpellier.

Doit on laisser se dégrader des sanitaires nouvellement installés, qui seront plus difficile à entretenir ultérieurement, et dans lesquels il n’y n'aura plus la propreté attendue comme il se doit, et où il se doit d’instaurer une l'hygiène absolue.

Les élus demandent qu’une solution soit trouvée.

Réponse: Pour des raisons d’hygiène et de sécurité, tout produit rentrant sur le site IBM doit être validé par le service Environnement. Ainsi certains produits de nettoyage étaient redondants pour le même usage et il a été demandé de simplifier la liste en privilégiant des produits n'ayant pas de risques pour le personnel utilisateur (ISOR).

Si ces produits sélectionnés ne présentaient pas l’efficacité requise, ISOR a toute latitude pour présenter des produits de substitution qui seront ensuite validés par IBM (produits bio par ex.). Des discussions sont actuellement en cours sur le sujet entre ISOR et le service Environnement.

Déclaration ERS – Notes de Frais

Lors de la déclaration des frais sur les repas midi et soir, les justificatifs des frais encourus (hors perdiem) sont demandés, même quand le plafond est respecté ( 10.50€ midi et 21€ le soir).

Les justificatifs de paiement par carte bancaire ne sont pas considérés valides. Pourtant le nom du payeur, le montant, la date et l’adresse du créditeur y sont inscrits. Ce n’est pas le cas pour les reçus de caisse, qui par contre eux sont considérés valides et demandés comme justificatif (que l’on peut ramasser n’importe où).

De plus les messages générés par ERS,

il faut faire une attestation sur l’honneur accompagnée de la facturette de carte bancaire ou de relevé de compte ( où va t’on ?) pour que la note de frais soit validée après approbation du manageur.

Pour les remboursements des montants des repas, plafonnés (les dépenses réelles des repas sont d’ailleurs généralement supérieures aux plafonds), les élus demandent :

- une juste mesure dans la production des justificatifs des dépenses.

- une modification de la procédure ERS, afin que si les plafonds sont respectés,

* il ne faille pas produire des justificatifs pour les repas, exemple perdiem.

* ou d’assimiler les justificatifs de paiement par carte bancaire comme justificatifs de dépense.

Réponse : Le fait de respecter le plafond applicable ne dispense pas de l'obligation de fournir un justificatif de la dépense.

Une facturette de carte bancaire est un justificatif de paiement qui ne donne aucune information sur la nature de la dépense. L'administration (Impôts et Sécurité sociale) exige une facture ou un justificatif détaillé faisant apparaître clairement la nature du bien ou du service délivré (afin de pouvoir vérifier le lien avec l'exercice des missions professionnelles du collaborateur concerné) pour pouvoir accepter la dépense correspondante dans la comptabilité d'IBM. A défaut de pouvoir vérifier ce point les sommes correspondantes sont considérées comme des avantages en nature au profit des collaborateurs concernés et donc immédiatement et systématiquement requalifiées comme telles par l'administration avec paiement des charges sociales pour IBM et de l'impôt sur le revenu pour l'employé.

Compte tenu du point précédent, il est nécessaire que l'absence de justificatifs reste très exceptionnelle. Une procédure plus souple dans ce domaine amènerait nécessairement une augmentation rapide de la non conformité et un risque important vis à vis du point précédent pour IBM et de ses collaborateurs.

Par ailleurs, conformément à la convention collective IUMM, les justificatifs ne sont pas obligatoires pour les dépenses suivantes dans la limite des montants indiqués ci-dessous :

- Hôtel 15,55€

- Petit-Déjeuner 3,11€

- Repas (Déjeuner ou Diner) 7,78€

Votre contact FO : P. Blondin