Réunion Délégués du Personnel
– Janvier 2013
Votre
élue :
GONTHIER
caroline
Ordre du jour
Mandiant Intelligence response software
Avenant au contrat de travail, respect du délai légal
Remboursement déplacement professionnel en transport en commun
Jours de congés et ses reports
quel est
l’intérêt de demander à un salarié IBM de rejoindre son site de rattachement
IBM, si celui-ci ne dispose pas d’un
restaurant IBM ou assimilé (RIE) ?
Réponse de la direction : Comme nous l'avons déjà indiqué, la présence d'un
restaurant IBM sur le site de rattachement ne change rien à l'impossibilité de
prendre en charge le déjeuner d'un
collaborateur en
déplacement professionnel à moins de 30mn de son site de rattachement. Il faut simplement
considérer que lorsque le collaborateur n'est pas en déplacement et travaille
sur son
site habituel de
rattachement qui ne dispose pas d'un RIE, son déjeuner n'est pas non plus pris
en charge. Il n'y a donc, pour l'URSSAF aucune raison qu'il le soit lors d'un
déplacement à proximité
de ce site.
Les Salariés IBM reçoivent de plus en plus de consignes de ce type concernant la pause déjeuner et les modes et conditions de remboursement. Les Salariés concernés ont reçu toutes ces relances
A l'attention des managers d'IBM France
Dans le prolongement
de notre communication du 27 juillet dernier - que vous trouverez au bas de
cette note - nous vous rappelons de nouveau que les dépenses de repas ne sont
remboursables que dans le cadre des déjeuners avec des
clients ou lorsque l'éloignement du collaborateur pour des raisons
professionnelles ne lui permet pas
de rejoindre son site IBM de rattachement
(même si celui-ci ne dispose pas d’un restaurant IBM ou assimilé) ou son
domicile en moins de 30 minutes.
Des contrôles ciblés
effectués sur deux nouveaux sites IBM France font ressortir que :
• 30 % des
justificatifs de repas ne comportent toujours pas l'adresse du restaurant,
• 88 % des repas dans
un cas et 59 % dans l’autre ont été pris à moins de 30 minutes des sites IBM
analysés (si on utilise un véhicule pour faire ce trajet).
Cette situation reste
inacceptable et expose toujours IBM à un redressement significatif lors du prochain
contrôle URSSAF, prévu en 2013. Le montant du redressement peut être évalué à
plus de 200 fois le montant des dépenses
remboursées à tort. La pénalité totale réclamée par l'URSSAF lors du dernier
contrôle en 2010 a été de 3,5 M€.
Nous vous demandons à
nouveau de vous assurer, avant d'approuver tout remboursement de déjeuner, que
cette règle des 30 minutes a bien été respectée par vos collaborateurs
et que les justificatifs des repas comportent
bien l’adresse du restaurant.
Les élus réclament des précisions et des réponses précises
sur les questions et cas suivant :
Q1: A t'il été tenu compte des embouteillages ?
Q2: A t'il été vérifié que l'employé disposait bien d'un
véhicule ?
Q3: A t'il été tenu compte de l'heure ? L’employé pouvait il
arriver avec certitude avant la fermeture de la cantine ?
Q4: Le sandwich a pu être mangé dans le train, a t'il été
vérifié que l'employé avait le temps de manger avant son RDV de l'après-midi ?
Q5: A t'il été vérifié que l'employés, et ceux avec qui il
était, avaient le temps de rentrer manger puis repartir au rendez-vous suivant
?
Q6: A t'il été vérifié si l'employé pouvait stopper sa
prestation client pendant 2 h pour revenir manger chez IBM ?
Q 7 : Il y a 15 jours, j'avais une réunion le matin à 9h30
sur Gare de Lyon, puis je devais prendre le TGV de 11h45 pour Lille (soutenance
chez un client lillois).
J'ai pris un repas à emporter pour manger dans le train à la
Gare du Nord. Problème : Gare du Nord est à moins de 30 mn de Gare de Lyon
(mais à 11h, la cantine est fermée)
et à 15 mn de chez moi (mais je
n'avais pas le temps de repasser chez moi et ... pour quoi faire ? me préparer
le déjeuner à 10h45 pour partir à 11h15 attraper le train ?).
Aurais-je du me préparer un sandwich le matin en partant et
le promener (rupture chaine du froid) toute la matinée dans mon cartable ?
Puis je me le faire rembourser ?
Q8 : Autre cas de figure le mois dernier :
Rendez-vous chez un client à 11h à La Défense, sorti à 13h20
de la réunion.
Si je rentre Bois Co ou Gare de Lyon, j'y suis à 13h45 au
plus tôt si pas d'encombrement: cantine fermée.
J'ai pris un repas à emporter à La Défense. Puis je me le
faire rembourser ?
Q 9 : Autre cas de figure :
J'avais un Workshop d'une journée chez un partenaire à 20 mn
(6 stations de métro en direct) de chez moi.
Le midi j'ai déjeuné avec le partenaire car on avait une
pause d'une heure. Aurais je du rentrer chez moi ? (20 + 20 de trajet, 10 mn de
cuisson de mon plat tout prêt, 20 mn de
mastication ... sans compter les
éventuels pb de métro ...) Puis je me le faire
rembourser ?
Réponse de la direction
: La Direction ne se positionnera pas pour l’Urssaf dont les contrôles et redressements
subséquents sont décidés et arbitrés par cette dernière; Vous trouverez donc cidessous
ce qui pourrait être considéré par les administrations
compétentes sans toutefois pouvoir en faire une position définitive et
immuable. C’est pourquoi en conclusion, il est conseillée aux
collaborateurs de se conformer aux règles édictées par l’employeur.
Q1: non, les inspecteurs de
l'URSSAF n'ont pas tenu compte des conditions de circulation.
Q2: pas de notion de véhicule mais
de moyen de transport. Le contrôle a été effectué en considérant les
remboursements effectués. A titre d'exemple, le collaborateur qui a déclaré des
IKs a été considéré comme ayant utilisé son véhicule personnel.
Q3: polémique, la règle s’applique
dans les contraintes opérationnelles clients et internes mais seulement si des
éléments probants permettaient d'en tenir compte. Exemple : heure imprimé sur
le justificatif.
Q4: idem précédent
Q5: idem précédent
Q6: idem précédent
Q 7 : le collaborateur est
manifestement en déplacement professionnel, la contrainte de l’horaire de train
rend la dépense justifiée
Q8 : A vérifier par rapport à Mappy ou Via Michelin. Si le temps de trajet annoncé par
ces sites est inférieur à 30mn, non remboursable
Q 9 : seulement si des éléments
probants (à joindre à la NDF) peuvent attester de l'obligation professionnelle
que vous aviez de déjeuner avec votre partenaire et/ou du manque de temps pour
revenir chez vous déjeuner compte tenu du planning (à fournir) de
la journée. Ce cas pourrait être challengé par l’Urssaf en effet, rappel sera
d’ailleurs fait pour conclure que l’employeur n’est
absolument pas tenu de prendre en
charge partiellement ou totalement les frais de déjeuners de ses collaborateurs
lorsqu’ils ne sont pas considérés comme étant en déplacement professionnel,
notion que tente justement de définir la règle des 30 minutes
conformément à ce que l’administration serait à même de redresser en cas de
contrôle.
Tous les salariés IBM ont vu s’installer sur leur thinkpad en mode automatique , le logiciel suivant:
Mandiant Intelligence response software, merci de nous expliquer ce que fait ce logiciel sur le poste de travail , car aucune information n’a été donnée. La CNIL a-telle
été informée, ce logiciel déclaré et sous quelle référence ??. Comment allez vous gérer « le data privacy » et les privilegeds users..
Réponse de la direction
: Mandiant Intelligent Response
(MIR) est une solution de sécurité qui contribue à l'amélioration constante de
la protection de l'infrastructure et des assets IBM
en offrant
aux équipes de sécurité IBM les outils d'analyses nécessaires
pour détecter, réagir et contenir rapidement tout incident de sécurité,
attaque, piratage.
Le déploiement de Mandiant ne concerne pour l'instant que les postes sous
Windows. Il y a trois processus dans la solutions Mandiant : Chek-in, Sweep et Incident response. Seul
le
premier processus (chek-in) est actif et
il ne collecte aucune donnée relevant de la "Data Privacy".
L'activation des deux autres processus (Sweep Process et Incident Response Process) ne peut se
faire qu'après accord de Legal et HR
tout comme aujourd'hui cet accord est nécessaire pour toute investigation de
sécurité sur le disque dur d'un poste utilisateur infecté.
Reférence : Mandiant overview
(http://d02ntcl02.ibm.com/Content/View/a8ca9cea-f505-4570-a3c6-d123e2237bdf/mandiant_intelligent_response_mir_-_overview)
Comme l'ont constamment rappelé les élus, et comme la Direction l'a confirmé à chaque fois, le délai légal pour acceptation ou le refus d'un avenant au contrat de travail est de 30 jours.
Les élus réclament que cette obligation soit signifiée aux auteurs du mail, et qu'un nouvel envoi à l'ensemble des employés précise très clairement cette disposition et qu'il ne
s'agit que d'une incitation à se décider rapidement.
Réponse de la direction
: La Direction rappellera comme chaque année qu'il n'existe pas de délai "légal"
puisque la loi mentionne un "délai raisonnable".
Estimé à environ 30 jours, il peut
être plus court (notamment dans les cas où les collaborateurs ne changent pas
de plan ni de territoire) et/ou si les collaborateurs s’estiment à même de le
faire,
l’objectif de la Compagnie et des équipes étant de se mobiliser pour
un « fast start » efficace.
Un collaborateur ayant des déplacements en clientèle s'est vu refuser par son manager la prise en charge de la totalité de sa carte Navigo par la Compagnie.
Les élus réclament la prise en charge par la Compagnie de la totalité de la carte de transport pour les Salariés se trouvant dans cette situation.
Réponse de la direction
: Les managers sont responsables d'approuver les demandes de remboursement de
leurs collaborateurs en fonction des règles en vigueur. Nous invitons le
manageur et/ou le collaborateur concerné à nous contacter au travers
de notre hotline (NDF@fr.ibm.com) afin que nous puissions leur confirmer la
bonne application de nos procédures
pour le cas en question.
S'il est démontré que pour un
collaborateur qui ne prend pas de carte orange pour son trajet domicile
travail, le prix d'une carte orange à 100% est inférieur au coût du
même trajet indemnisé par des Indemnités kilométriques, pour
utilisation du véhicule personnel, alors il est effectivement obligatoire de
retenir l'option la moins chère au risque de voir l'URSSAF
requalifier en avantage en nature les IKs en
question.
En complément pour ceux qui ont
déjà une carte orange, la règle dit que : « Le personnel qui utilise son titre
d’abonnement de transport domicile habituel / lieu de travail de manière
régulière
pour ses déplacements professionnels, au sein de la même zone
géographique, et avec l’accord du Management, peut obtenir le remboursement du
complément à 100% de son titre
d’abonnement. Pour cela, il utilisera dans l'application Notes de Frais
WWERS une seule et même ligne pour couvrir la totalité de son abonnement
(lignes intitulées "Remb. légal
+ professionnel
100%"). »
En outre pour ceux ont un véhicule
professionnel et si ceci a un intérêt économique et un gain de temps, pour ses
déplacements professionnels le salarié pourra bénéficier à la fois du
remboursement supplémentaire de 50 % de l'abonnement trajet
domicile-travail (pass-navigo
ou forfait intégral) et de la voiture professionnelle. (ex
: clients dont la situation est mal desservie en
transports en commun).
Dans le cas très particulier ou un employé n’a pas pu
prendre la totalité de ses congés sur l’année civile en cours, la Direction
peut-elle préciser/rappeler quels sont les jours reportables (
congés
payés, RTT , jours flexibles), ou
payables et adresser les liens a consulter afin d’ avoir une vue plus
synthétique.
Réponse de la direction
: La Direction rappelle qu’une procédure de collecte des demandes de report
exceptionnel a lieu tous les ans en novembre. A ce jour, plus aucun cas ne peut
être en
souffrance si dument justifié et soutenu par le management pour des
raisons business. Rappel sera fait que les congés sont planifiés sur l’année.